Başlangıç: Hesap, Arayüz ve Güvenli Oturum

Google Workspace'te dosyanın ana çalışma yeri bilgisayarın yerel klasörü değil, Google Drive'daki bulut depolamadır. Yetkili kullanıcılar dosyaya farklı cihazlardan ulaşabilir; paylaşım izinleri kimlerin görüntüleyebileceğini, yorum yapabileceğini veya düzenleyebileceğini belirler.

Ekip bir Google Dokümanlar, E-Tablolar veya Slaytlar dosyasını açtığında her katılımcı aynı güncel kopyada çalışır. Google'ın geçiş rehberinde gerçek zamanlı ortak çalışma, sürüm geçmişi ve otomatik Drive kaydetme temel farklar arasında gösterilir. Değişikliklerin kim tarafından yapıldığını sürüm geçmişinden görebilirsiniz.

Bu modelde “Kaydet” düğmesini aramak yerine bağlantı ve erişim durumunu kontrol edin. Dosya başlığının yanında senkronizasyon veya kaydetme durumunu belirten ifade görünmüyorsa birkaç saniye bekleyin ve bağlantıyı kontrol edin. Otomatik kayıt, yanlış düzenlemenin otomatik olarak doğru olduğu anlamına gelmez. Hatalı bir değişiklik sürüm geçmişinden incelenmeli veya gerektiğinde geri alınmalıdır.

Nasıl yapılır?

Drive'da dosyayı bulma ve tek kopya mantığını görme

1. Chrome'u açın ve drive.google.com adresine gidin.
2. İş hesabınızla oturum açtığınızı sağ üstteki profil resminden kontrol edin.
3. Sol taraftan Drive'ım veya kurumun kullandığı paylaşılan drive görünümünü açın.
4. “Lansman-2026” adlı paylaşılan drive'ı bulun. Bu klasörün içinde “01_Planlama”, “02_Tasarım”, “03_Bütçe”, “04_Sunumlar” ve “99_Arşiv” klasörlerini görebilirsiniz.
5. “01_Planlama” klasöründeki “Lansman Planı” dokümanını açın. Bu dosyanın indirilen bir kopyasını değil, Drive'daki ortak dosyayı açtığınızı adres çubuğunu ve dosya başlığını kontrol ederek doğrulayın.
6. Dokümanın üst bölümünde düzenleme durumunu inceleyin. Değişikliklerin kaydedildiğini belirten durum görünmüyorsa yeni metin yazmadan önce bağlantıyı düzeltin.

Dosyada ortak çalışmayı ve sürüm geçmişini inceleme

1. “Lansman Planı” dokümanında test amacıyla, belgenin sonuna “Modül 0 kontrolü” cümlesini ekleyin.
2. Bir başka katılımcının aynı dosyayı açmasını bekleyin. Katılımcının imleci veya profil göstergesi görünüyorsa herkesin aynı dosyada çalıştığını açıklayın.
3. Sağ üstteki son düzenleme simgesinin üzerine gelerek Sürüm geçmişini okuyun.
4. Düzenleme izniniz varsa önceki sürümleri inceleyin. Eski sürümü doğrudan geri yüklemek yerine önce hangi değişikliğin hatalı olduğunu belirleyin.
5. Test cümlesini silin ve dosyanın güncel hâlinin kaydedilmesini bekleyin.

Güvenli oturum, kullanıcı adı ve şifreye ek bir doğrulama katmanı gerektirir. Google, 2 Adımlı Doğrulama'yı bu amaçla kullanır. Kurum yöneticisi özelliği zorunlu tutabilir veya kurulum yöntemlerini sınırlandırabilir.

2 Adımlı Doğrulama açıkken Google istemi, Authenticator kodu, telefon kodu, güvenlik anahtarı veya geçiş anahtarı gibi yöntemler kullanılabilir. Yedek kodlar, telefona veya diğer ikinci adıma erişilemediğinde kullanılır. Her kod bir kez kullanılabilir. Yeni bir kod grubu oluşturulduğunda eski grup devre dışı kalır. Kodları e-posta taslağına, ortak Drive klasörüne veya sohbet mesajına koymayın.

Geçiş anahtarı cihazın kilidiyle oturum açmayı sağlar; biyometrik veri cihazda kalır. Cihazın kilidini açabilen kişi hesaba erişebileceği için yalnızca kişisel cihazda ve kurum politikası izin veriyorsa oluşturun. Seçenek işletim sistemi, tarayıcı ve Workspace yönetimine bağlı olabilir.

Nasıl yapılır?

Workspace hesabında ilk oturum açma

1. Chrome'da accounts.google.com veya kurumun verdiği Workspace giriş bağlantısını açın.
2. Kullanıcı adı alanına kurum hesabınızı yazın. Örnek: ayse.demir@anadoluteknoloji.example.
3. Sonraki düğmesini seçin ve şifrenizi girin. Şifrenizi eğitim ekranında veya başka bir kişiye göstermeyin.
4. İstenirse 2 Adımlı Doğrulama yöntemini tamamlayın. Bildirimdeki cihaz, konum ve hesabın size ait olup olmadığını kontrol edin.
5. Başarılı girişten sonra sağ üstte görünen hesap resminden doğru iş hesabının açık olduğunu doğrulayın.

2 Adımlı Doğrulama'yı etkinleştirme

1. myaccount.google.com adresini açın.
2. Sol taraftan Güvenlik ve oturum açma bölümünü seçin.
3. “Google'da oturum açma” bölümünde 2 Adımlı Doğrulama'yı seçin.
4. Gerekirse şifrenizi yeniden girin.
5. 2 Adımlı Doğrulama'yı açın seçeneğini belirleyin ve ekrandaki adımları izleyin.
6. Kurumun izin verdiği yöntemi, tercihen Google istemini veya Google Authenticator'ı ekleyin. SMS veya telefon araması seçeneği kurum politikasına ve hesap ayarlarına bağlıdır.

Yedek kodları oluşturma ve güvenli saklama

1. Güvenlik ve oturum açma› > 2 Adımlı Doğrulama yolunu izleyin.
2. “Yedek kodlar” bölümünde Devam'ı seçin.
3. Yedek kodları al düğmesini seçin.
4. Kodları yalnızca kişisel olarak erişebildiğiniz güvenli bir yere indirin veya yazdırın. Kurum politikası izin veriyorsa şifreli bir parola yöneticisi kullanın.
5. Dosyayı ortak Drive'a, Gmail'e veya Chat alanına koymayın. Eğitmene ya da başka bir katılımcıya kod göstermeyin.
6. Kodlar kaybolursa veya başkasının gördüğünden şüphelenirseniz aynı bölümde Yenile'yi seçin. Eski grup devre dışı kalır.

Geçiş anahtarı oluşturmayı değerlendirme

1. myaccount.google.com/signinoptions/passkeys adresini açın veya Güvenlik ve oturum açma bölümünde geçiş anahtarı seçeneklerini bulun.
2. Geçiş anahtarı oluştur seçeneğini belirleyin.
3. Cihazın ekran kilidiyle kimliğinizi doğrulayın ve cihazın yalnızca size ait olduğunu kontrol edin.
4. Seçenek görünmüyorsa yönetici kısıtını varsayın, işlemi zorlamayın ve BT ekibine sorun.
5. Oluşturduğunuz anahtarı oturum açma seçeneklerinde görünür olarak kontrol edin.

Güvenlik Kontrolü'nü çalıştırma

1. myaccount.google.com/security-checkup?hl=tr adresini açın.
2. Gerekirse doğru Workspace hesabıyla oturum açın.
3. Başlayın düğmesini seçin.
4. Kurtarma bilgilerini, 2 Adımlı Doğrulama durumunu, son güvenlik işlemlerini ve cihazları inceleyin.
5. Tanımadığınız bir cihaz veya işlem varsa işlemi onaylamayın. Kurumun BT destek sürecine göre oturumu kapatın, şifreyi değiştirin veya yöneticiden yardım alın.
6. Güvenlik Kontrolü'nün önerdiği adımları tamamlayın ve sonuç ekranını kişisel bilgi içeren bir ekran görüntüsü olarak paylaşmayın.

Workspace uygulamalarına her uygulamanın adresini ezberleyerek ulaşmak gerekmez. Bir Google hizmetindeyken sağ üstteki Google uygulamaları menüsü, hesabınızda kullanılabilen diğer hizmetlere geçiş sağlar. Menüdeki uygulamaların sırası değiştirilemez ve menüden uygulama kaldırılamaz. Bazı uygulamalar lisans, yönetici ayarı veya hesabın kademeli dağıtımı nedeniyle görünmeyebilir.

Ürünler arasında geçmek için Google uygulamaları menüsünü, dosya veya klasör bulmak için Drive arama çubuğunu kullanın. Aramayı dosya türü, kişi, tarih veya Drive konumuna göre daraltın. Sonuçların doğru hesapta açıldığını profil resminden kontrol edin.

Google Hesabı web dili tarayıcıdaki arayüzü etkiler ve değişiklikten sonra yeniden başlatma gerekebilir. Takvim saat diliminin yanlış olması toplantı saatlerinin yanlış anlaşılmasına yol açar; eğitimde (GMT+03:00) İstanbul doğrulanır.

Nasıl yapılır?

Google uygulamaları menüsünü kullanma

1. Gmail, Drive veya başka bir Workspace uygulamasını açın.
2. Sağ üstteki dokuz nokta simgesine gelin. Yardım sayfasındaki adıyla bu menü Google uygulamalarıdır.
3. Açılan menüden Google Drive, Google Dokümanlar, Google E-Tablolar, Google Slaytlar, Google Takvim, Google Meet veya Google Chat'i seçin.
4. Uygulama görünmüyorsa menüyü zorlamak yerine doğrudan ilgili hizmetin adresini veya Workspace Öğrenim Merkezi'ni kullanın. Uygulamanın hesabınız için lisanslı olup olmadığını BT ekibinden doğrulayın.

Drive'da genel dosya araması yapma

1. drive.google.com adresini açın.
2. Üstteki arama çubuğuna Lansman yazın.
3. Sonuçları inceleyin ve “Lansman-2026” paylaşılan drive'ındaki dosyayı seçin.
4. Aramayı daraltmak için arama çubuğundaki filtre çiplerinden dosya türü, kişi, değiştirilme tarihi veya Drive konumunu seçin.
5. “Lansman Planı” dosyasını açmadan önce konum ve dosya sahibini kontrol edin. Aynı adla kişisel Drive'da bir dosya varsa onu ortak çalışma dosyası sanmayın.

Hesap dilini Türkçe olarak doğrulama

1. myaccount.google.com/language adresini açın.
2. Dil bölümünde Düzenle'yi seçin.
3. Dil listesinden Türkçe'yi seçin.
4. Seç düğmesine basın.
5. Tarayıcıyı tamamen kapatıp yeniden açın ve Gmail veya Drive menülerini kontrol edin.
6. Mobil uygulama dilinin cihaz ayarlarından yönetildiğini unutmayın.

Google Takvim saat dilimini İstanbul olarak doğrulama

1. calendar.google.com adresini açın.
2. Sağ üstte Ayarlar simgesini, ardından Ayarlar'ı seçin.
3. Genel bölümünde Saat dilimi alanını bulun.
4. Birincil saat dilimi olarak (GMT+03:00) İstanbul seçeneğini belirleyin.
5. Değişiklik otomatik uygulanmıyorsa sayfada görünen kaydetme seçeneğini kullanın.
6. “Lansman Başlangıç Toplantısı” etkinliğini açıp saat bilgisinin doğru olduğunu kontrol edin. Başka bir saat dilimindeki katılımcıların etkinliği kendi yerel saatlerinde görebileceğini açıklayın.

Chrome profili, aynı bilgisayarda farklı çalışma bağlamlarını ayırır. İş ve kişisel hesaplar ayrı profillerde tutulduğunda yer işaretleri, geçmiş, şifreler ve diğer Chrome bilgileri birbirine karışmaz. Bu ayrım, bir dosyanın yanlışlıkla kişisel hesaba yüklenmesi veya kişisel yer işaretlerinin kurum profiline taşınması riskini azaltır. Chrome'da oturum açmak isteğe bağlıdır; senkronizasyonu açmadan önce kurum politikasını kontrol edin.

Yer işareti, sık kullanılan çalışma sayfalarına hızlı ulaşma yoludur. İş profilinde Drive, Gmail, Takvim ve Meet bağlantılarını tutabilirsiniz. Geçiş anahtarı gibi güvenlik bilgilerini yer işareti olarak kaydetmeyin.

Drive çevrimdışı erişimi, internet kesildiğinde Google Dokümanlar, E-Tablolar ve Slaytlar dosyalarını görüntüleme veya düzenleme olanağı sağlar. Web'deki kurulum için internete bağlı olmak, Chrome veya Microsoft Edge kullanmak, gizli taramayı kullanmamak, Google Dokümanlar Offline Chrome uzantısını yüklemek ve cihazda yeterli boş alan bulundurmak gerekir. Kurum yöneticisi çevrimdışı erişimi kapatmışsa seçenek görünmeyebilir. Çevrimdışı düzenlemeyi, tüm dosyaların her tür cihazda ve her koşulda kullanılacağı şeklinde yorumlamayın.

Nasıl yapılır?

İş adlı Chrome profili oluşturma

1. Chrome'u açın.
2. Sağ üstte Profil simgesini seçin.
3. Chrome profili ekle seçeneğini belirleyin.
4. Profil adı alanına İş yazın.
5. Kurumsal profile ayırt edici bir renk seçin. Kişisel profilinizden farklı bir renk seçmeniz karışıklığı azaltır.
6. Yeni pencerede Chrome'da Google Hesabınızla oturum açmayı seçin.
7. Kurum Workspace hesabınızı girin ve Sonraki düğmesini seçin.
8. Kurum izin veriyorsa senkronizasyonu etkinleştirin. Senkronizasyon ekranında hangi bilgilerin hesaba kaydedileceğini okuyun.
9. Profil penceresinin sağ üstündeki hesap resminden @anadoluteknoloji.example hesabının açık olduğunu kontrol edin.

İş profiline yer işareti ekleme

1. İş profilinde drive.google.com, mail.google.com ve calendar.google.com adreslerini sırayla açın.
2. Adres çubuğundaki yıldız simgesini seçin.
3. Yer işareti adını kısa ve anlaşılır bırakın veya İş Drive, İş Gmail, İş Takvim olarak düzenleyin.
4. Yer işaretinin İş profiline kaydedildiğini kontrol edin.
5. Kişisel profili açın ve aynı yer işaretlerinin orada görünmediğini doğrulayın.

Drive web'de çevrimdışı erişimi açma

1. İş Chrome profilinde drive.google.com adresini açın.
2. Sağ üstte Ayarlar simgesini, ardından Ayarlar'ı seçin.
3. Ayarlar içinde Çevrimdışı bölümünü bulun.
4. Google Dokümanlar, E-Tablolar ve Slaytlar dosyalarını bu cihazda çevrimdışı oluşturma, açma ve düzenleme seçeneğini işaretleyin.
5. Chrome Web Mağazası'ndan Google Dokümanlar Offline uzantısını yükleyin ve etkinleştirin. Kurum politikası uzantıyı engelliyorsa yüklemeyi zorlamayın.
6. Çevrimdışı kullanılacak “Lansman Planı” gibi bir dosyayı Drive'da sağ tıklayın ve Çevrimdışı kullanılabilir seçeneğini etkinleştirin. Seçenek görünmüyorsa dosya türünü, izinleri, bağlantıyı ve kurum politikasını kontrol edin.

Google Workspace'te akıllı özellik ayarları, Workspace verilerinin kişiselleştirilmiş deneyimlerde kullanılmasına ilişkin kullanıcı kontrolüdür. Gmail, Takvim, Chat, Drive, Meet ve Voice'ta ilgili akıllı özellik ayarları bulunabilir. Gmail'de ayrıca Gmail, Chat ve Meet'teki akıllı özellikleri yöneten ayrı bir ayar vardır. Bu iki ayarı aynı şey sanmayın.

Workspace akıllı özellikleri açık olduğunda kişiselleştirilmiş arama, dosya önerileri ve Gmail'den Takvim'e etkinlik bilgisi gibi deneyimler sunulabilir. Gemini deneyimleri de bu ayarla ilişkili olabilir; ancak ayarı açmak lisans vermez. Görünürlük Workspace sürümüne, yönetici politikasına, dile ve dağıtıma bağlıdır.

Anadolu Teknoloji A.Ş. senaryosunda bu ayar, lansman ekibinin ilgili dosyaları bulmasına yardımcı olabilecek kişiselleştirilmiş deneyimlerle ilgilidir. Bu modülde Gemini ile içerik üretmek yerine ayarın veri ve izin boyutu öğrenilir.

Nasıl yapılır?

Gmail'de Workspace akıllı özellik ayarını kontrol etme

1. İş Chrome profilinde Gmail'i açın.
2. Sağ üstte Ayarlar simgesini seçin.
3. Tüm ayarları göster düğmesini seçin.
4. Genel sekmesinde “Google Workspace akıllı özellikleri” bölümüne ilerleyin.
5. Workspace akıllı özellik ayarlarını yönetin bağlantısını seçin.
6. Kurumun eğitim politikasına göre Google Workspace'teki akıllı özellikler seçeneğinin durumunu okuyun.
7. Yetkiniz ve kurum onayınız varsa ayarı değiştirin, ardından Kaydet düğmesini seçin. Gmail, Chat ve Meet'te akıllı özellikleri etkinleştir seçeneğinin ayrı olduğunu not edin.

Drive'da ayarı görme

1. drive.google.com adresini açın.
2. Sağ üstte Ayarlar› > Ayarlar yolunu izleyin.
3. Gizlilik bölümünü açın.
4. Workspace akıllı özellik ayarlarını yönetin bağlantısını seçin.
5. Google Workspace'teki akıllı özellikler ve Diğer Google ürünlerindeki akıllı özellikler seçeneklerinin neyi kontrol ettiğini okuyun.
6. Ayar görünmüyorsa, hesabın sürümünü veya kurum politikasını kendiniz değiştirmeye çalışmayın. BT ekibine “Bu hesapta Workspace akıllı özellikleri yönetici tarafından mı kontrol ediliyor?” diye sorun.

Ortak senaryoyu çalışma ortamına bağlama

1. “Lansman-2026” paylaşılan drive'ının ekibin merkezi çalışma alanı olduğunu belirleyin.
2. Ayşe Demir'in Proje Yöneticisi, Mehmet Kaya'nın Finans Uzmanı, Zeynep Arslan'ın Pazarlama Uzmanı ve Can Yıldız'ın BT Destek rolünde olduğunu eşleştirin. “Lansman Planı”, “Lansman Bütçesi”, “Lansman Yönetici Sunumu”, “Lansman Kayıt Formu”, “Lansman 2026”, “Lansman-2026” Chat alanı ve “Lansman Başlangıç Toplantısı” bu işin farklı çıktılarıdır.
3. Dış ajans Pusula Ajans'tan Selin Koç ile çalışırken harici paylaşım politikasına uyun; kişisel hesabı kullanmayın.