Workspace Studio ile İş Akışı Otomasyonu

Otomasyon, her işi makineye devretmek değildir. En iyi başlangıç noktası, aynı bilgiyi tekrar tekrar kontrol ettiğiniz, karar kuralını açıkça yazabildiğiniz ve sonuçta birden çok Workspace hizmetinde işlem yaptığınız iştir. Örneğin her sabah okunmamış lansman e-postalarını özetlemek, yeni form yanıtını Chat alanına duyurmak veya konusu “fatura” olan e-postanın ekini bütçe klasörüne kaydetmek iyi adaylardır.

Buna karşılık tek seferlik, bağlamı belirsiz veya yüksek riskli kararlar ilk otomasyon adayı olmamalıdır. Bir müşteriye koşulsuz yanıt göndermek yerine önce taslak oluşturmak, bir dosyayı silmek yerine arşive taşımak veya ödeme kararını insana bırakmak daha güvenli bir tasarımdır.

Nasıl yapılır?

Bir işi otomasyona uygunluk açısından şu sırayla inceleyin.

1. İşi bir cümleyle yazın: “Gelen bir olay olduğunda hangi bilgiyi alıp hangi sonuca dönüştürüyorum?” Örnek: “Lansman kayıt formuna yanıt geldiğinde yanıtı özetleyip Chat alanına duyuruyorum.”
2. Tetikleyici olayı belirleyin. Yeni e-posta, yeni Form yanıtı, Drive klasörüne dosya eklenmesi, E-Tablolar'da hücre değişmesi veya belirli bir saat olabilir.
3. Kuralı yazılı hâle getirin. “Konu fatura içeriyorsa”, “form yanıtı yeni geldiyse” veya “hafta içi 08:30 olduysa” gibi ölçülebilir bir koşul kullanın.
4. Sonucu ve hedef uygulamayı yazın. Örneğin ekleri Lansman-2026 Paylaşılan drive'ındaki 03_Bütçe klasörüne kaydetmek ya da özeti Lansman-2026 Chat alanına göndermek.
5. İnsan onayı gerekip gerekmediğini sorun. Dış alıcıya e-posta gönderme, kurum dışı kişiyle dosya paylaşma, üçüncü taraf hizmete veri aktarma ve geri alınması zor dosya değişiklikleri onay veya taslak adımı gerektirir.
6. İşin istisnalarını listeleyin. Yanıt düzenlenirse yeniden çalışacak mı, aynı e-posta iki kez gelirse tekrar işlem yapılacak mı, ek yoksa akış ne yapacak gibi soruları akışa başlamadan yanıtlayın.
7. Önce küçük bir eğitim verisiyle çalıştırılabilir bir sürüm tasarlayın. İlk sürümde yalnızca bir kaynak, bir kural ve bir hedef kullanmak hatayı bulmayı kolaylaştırır.

İpuçları ve sık yapılan hatalar

• “Her yeni e-postayı işle” gibi geniş bir kural yerine gönderen, konu, ek veya kelime koşulu ekleyin. Başlatıcıyı daraltmak gereksiz çalışmaları azaltır.
• Bir akışı yalnızca “zaman kazandırıyor” diye kurmayın. Veri akışını, kimlerin sonucu göreceğini ve yanlış çalışırsa ne olacağını da yazın.
• Aynı e-postayı gönderen bir başka akışın tekrar tetiklenmesini önlemek için döngü ihtimalini düşünün. Gmail başlatıcısında, gerekiyorsa akışların gönderdiği iletileri dahil etme seçeneği bulunur; varsayılan davranış döngüleri önlemeye yöneliktir. ^[3]

Bir Workspace Studio akışı iki temel yapı taşı etrafında kurulur: başlatıcı ve adımlar. Başlatıcı, akışı başlatan olay veya zamanlamadır. Adımlar, akış başladıktan sonra yapılan eylemler, bildirimler veya yapay zekâ işlemleridir. Değişkenler ise önceki adımlardan gelen dinamik bilgiyi sonraki adımlara taşıyan yer tutuculardır. ^[2] Başlatıcı doğru seçilmezse sonraki adımlar iyi tasarlansa bile akış beklenmedik zamanda çalışır.

Başlatıcı türleri arasında olay, zamanlama ve manuel başlatma bulunur. Örnek olay başlatıcıları When I get an email yani “E-posta aldığımda”, When a form response comes in yani “Form yanıtı geldiğinde”, When an item is added to a folder yani “Klasöre öğe eklendiğinde” ve When a sheet changes yani “Sayfa değiştiğinde” seçenekleridir. Zamanlama başlatıcısı belirli tarih ve saatte, günlük veya haftalık bir tekrar düzeninde çalışır. Manuel başlatıcı, hesabınızda görünüyorsa, çalıştırma sırasında gireceğiniz alanları değişken hâline getirir; bu seçenek kademeli veya beta erişimine bağlı olabilir. ^[3]

Adımların görevi farklıdır. Add email attachments to Drive ekleri Drive'a kaydeder, Notify me in Chat yalnızca size Chat bildirimi gönderir, Post in a space seçtiğiniz alana mesaj yazar, Ask Gemini bir istemle metin üretir, Summarize seçtiğiniz içeriği özetler, Check if koşul doğruysa akışın devam etmesini sağlar, Search for a doc başlığa göre Doküman arar ve Repeat for each bir listedeki öğeleri tek tek işler. Her adımın yapılandırma alanları seçilen başlatıcıya ve önceki adımlara göre değişir.

Nasıl yapılır?

Akışın iskeletini Studio'da incelemek için şu adımları izleyin.

1. Bilgisayarda studio.workspace.google.com adresini açın. Ana sayfada mevcut akışları görmek için sol menüden Akışlar (Flows) bölümüne gidin.
2. Yeni bir çalışma için Yeni akış (New flow) düğmesini tıklayın. Bir başlatıcı seçmek için Başlatıcı (Starter) kartını, görev eklemek için Adım seçin (Choose a step) seçeneğini tıklayın.
3. Başlatıcıda olay, zamanlama veya hesapta mevcutsa manuel seçeneği belirleyin. Olay başlatıcısında izlenecek formu, dosyayı, klasörü veya e-posta koşullarını seçin.
4. İlk adımı ekleyin. Adımın zorunlu alanlarını doldurmadan sonraki adıma geçmeyin. Eksik alan varsa kartta kırmızı nokta görünebilir.
5. Bir sonraki adımda önceki bilgiyi kullanmanız gereken alana gelin ve + Değişkenler (+ Variables) seçeneğini tıklayın. Örneğin form başlatıcısından yanıt metnini, gönderen adını veya yanıt zamanını seçin.
6. Akışın adını sayfanın üst kısmındaki kalem simgesiyle değiştirin. Adlandırmada tarih, proje, işlev ve sürüm kullanın; örneğin 2026-11-03_Lansman_FormÖzeti_v01.

Değişken çipi seçerken şu akışı uygulayın.

1. Veriyi üreten adımı belirleyin. E-posta konusu başlatıcıdan, özet metni ise Summarize veya Ask Gemini adımından gelir.
2. Hedef alanı tıklayın ve + Değişkenler menüsünü açın. Değişkeni yalnızca düz metin olarak değil, gerekiyorsa bağlantı, dosya kimliği veya eklerin tam listesi olarak seçin.
3. Çipin adını ve veri tipini okuyun. Full list - Email attachments tam ek listesidir; tek bir dosya adıyla aynı değildir. Yanlış tip seçilirse dosya kaydetme adımı çalışmayabilir.
4. Mesajı test edin. Değişkenin gerçek çalışma sırasında değer alacağını, düzenleyicide ise yalnızca yer tutucu olarak görüneceğini unutmayın.

Mantık ve arama adımları akışı daraltır veya doğru kaynağı bulur.

1. Koşul eklemek için Adım seçin› > Check if yolunu izleyin. Önceki adımdan değişkeni seçin, contains gibi işleci belirleyin ve karşılaştırılacak metni yazın.
2. Birden fazla koşul gerekiyorsa aralarındaki AND veya OR mantığını seçin. AND tüm koşulların, OR koşullardan en az birinin doğru olmasını gerektirir.
3. Bir Dokümanı başlığıyla bulmak için Adım seçin› > Search for a doc seçeneğini kullanın. Sonraki adımda arama sonucunu değişken olarak ekleyin.
4. Bir listeyi tek tek işlemek için Repeat for each adımını ekleyin. Önceki adımdan liste değişkenini seçin ve döngü bloğunun içine uygulanacak eylemi yerleştirin.

İpuçları ve sık yapılan hatalar

• Başlatıcı ile eylemi karıştırmayın. “E-postaya yanıt gönder” bir adımdır; “E-posta aldığımda” başlatıcıdır.
• Değişkenin kaynağı sonraki adımın üstünde olmalıdır. Üretilmemiş bir değeri seçmeye çalışırsanız değişken menüsünde görünmez.
• Post in a space ile Notify me in Chat aynı değildir. İlki seçilen alana, ikincisi akışı çalıştıran kişinin kendisine gönderir.
• Check if koşulu yanlışsa çoğu durumda sonraki adımlar çalışmaz. Test verisinde hem koşulun doğru hem yanlış olduğu bir örnek bulundurun.

Şablonlar, yaygın bir iş için başlatıcı ve adımları önceden hazırlanmış akışlardır. İlk akışta sıfırdan tasarım yapmak yerine şablonu açıp eksik alanları tamamlamak, akış mantığını görmenin hızlı yoludur. Bu bölümde Get a daily summary of unread emails adlı “okunmamış e-postaların günlük özeti” şablonu kullanılacaktır. Şablondaki adım adları arayüzde İngilizce görünebilir; işlev olarak okunmamış e-postaları Recap unread emails ile özetler ve Notify me in Chat ile özetin bir kopyasını size gönderir.

Nasıl yapılır?

Şablonu bulup yapılandırmak için şu adımları izleyin.

1. studio.workspace.google.com adresine gidin ve sol taraftaki Keşfet (Discover) görünümünü açın.
2. Arama veya hedef filtresinde unread emails ifadesini kullanın. Get a daily summary of unread emails kartını tıklayın.
3. Düzenleyici açıldığında akış adını kalem simgesiyle 2026-11-03_Lansman_GünlükÖzet_v01 yapın.
4. Başlatıcı (Starter) kartını tıklayın. Başlatıcıyı Bir programa göre (On a schedule) olarak seçin.
5. Başlangıç saatini 08:30 ve saat dilimini Anadolu Teknoloji hesabının kullandığı Türkiye saat dilimi olarak ayarlayın. Tekrar alanında haftalık düzeni seçip Pazartesi, Salı, Çarşamba, Perşembe ve Cuma günlerini işaretleyin. Ekranda doğrudan Hafta içi (Weekdays) seçeneği varsa aynı seçeneği kullanın.
6. Recap unread emails adımını tıklayın. Özet zaman aralığını günlük çalışma ihtiyacına uygun biçimde Today veya arayüzdeki eşdeğer “Bugün” seçeneği olarak belirleyin. Şablon başka bir aralıkla geldiyse değiştirin.
7. Notify me in Chat adımını tıklayın. Mesaj gövdesinde özet değişkeninin bulunduğunu kontrol edin. Bu adım kişisel bildirimi akışı çalıştıran kullanıcıya gönderir; bir Chat alanına duyuru yapmaz.
8. Kırmızı nokta bulunan kartları tek tek açın. Eksik hesap, zaman dilimi, özet aralığı veya değişken varsa tamamlayın.
9. Önce Test çalıştırması (Test run) düğmesini, ardından Başlat (Start) seçeneğini tıklayın. Test sonucu Run Completed veya arayüzdeki Türkçe karşılığıyla tamamlanma mesajı görünene kadar bekleyin.
10. Testte Chat bildiriminin size geldiğini, özetin beklenen e-postaları kapsadığını ve saat ayarının doğru olduğunu kontrol edin.
11. Düzenleme tamamlandığında Aç (Turn on) düğmesini tıklayın. Akışın açık olduğunu Akışlar listesinde kontrol edin.

İpuçları ve sık yapılan hatalar

• Saat dilimini kontrol etmeden akışı açmayın. 08:30, hesap veya akışta seçilen saat dilimine göre yorumlanır.
• Özetin kapsamını “tüm gelen kutusu” sanmayın. Recap unread emails adımının seçili zaman aralığı ve okunmamış durumu sonucu belirler.
• Şablonda değişiklik yaptıktan sonra açık akış için Değişiklikleri kaydet (Save changes) seçeneğini tıklayın. Kapalı akışta düzenlemeler otomatik kaydedilebilir, ancak açık akışta uygulanması için kaydetme gerekir. ^[4]

Gemini, doğal dille yazdığınız görevi bir başlatıcı ve adım taslağına dönüştürebilir. İyi bir tarifte en azından olay, zaman, kaynak, dönüşüm ve hedef bulunur. “E-postaları yönet” gibi geniş bir istek yerine “Form yanıtı geldiğinde yanıtı özetle ve belirli Chat alanına gönder” gibi sınırları belli bir istek yazın. Gemini'nin ürettiği taslak otomatik olarak doğru kabul edilmez; açmadan önce başlatıcıyı, değişkenleri, alıcıyı ve veri paylaşımını incelemelisiniz.

Türkçe Gemini desteği Workspace Studio ile ilgili yardım merkezinin dil listesinde yer alır. Bununla birlikte Studio arayüzü ve şablon adları Ekim 2026 itibarıyla İngilizce görünebilir. Beceri desteğinin Workspace Studio'ya gelişi de bu tarih itibarıyla ertelenmiştir. Bu nedenle bu derste “beceri ekle” adımını zorunlu bir özellik gibi anlatmayın; erişim görünmüyorsa akışı standart Gemini adımlarıyla kurun. ^{[1] [3]}

Nasıl yapılır?

Lansman kayıt formu örneğinde Gemini'ye şu tarifi verin: “Lansman kayıt formuna her yeni yanıt geldiğinde yanıtı özetle ve Lansman-2026 Chat alanına gönder.”

1. studio.workspace.google.com adresini açın. Ana sayfadaki Gemini'ye bir görevi açıklayın (Describe a task to Gemini) kutusunu tıklayın.
2. Yukarıdaki tarifi olduğu gibi yazın. Formun, özetin ve hedef alanın adlarını ortak senaryodaki isimlerle koruyun.
3. Oluştur (Create) düğmesini tıklayın. Gemini'nin oluşturduğu taslak akışı bekleyin.
4. Başlatıcı kartını açın. Başlatıcının When a form response comes in yani “Form yanıtı geldiğinde” olduğunu kontrol edin.
5. Form seçim alanında Lansman Kayıt Formu dosyasını seçin. Başka bir form seçiliyse değiştirin.
6. Özet adımını açın. Adım Summarize veya Gemini'nin oluşturduğu eşdeğer yapay zekâ adımı olabilir. İçeriğin kaynağında form yanıtının değişken çipinin bulunduğunu doğrulayın.
7. Mesaj adımını açın. Adımın Post in a space olduğunu ve hedef alanın Lansman-2026 olduğunu kontrol edin. Yalnızca size bildirim veren Notify me in Chat seçilmişse bunu alan gönderisine dönüştürün veya sonraki adım olarak alan gönderisi ekleyin.
8. Mesaj gövdesinde özet değişkenini, gerekiyorsa yanıt sahibinin adını ve yanıt zamanını + Değişkenler menüsünden ekleyin. Katılımcının bütün form yanıtını gereksiz yere yayımlamayın.
9. Akış adını 2026-11-03_Lansman_FormÖzeti_v01 yapın. Kırmızı nokta bulunan adımları açarak eksik form, alan veya değişken seçimlerini tamamlayın.
10. Test için eğitim formuna yeni bir deneme yanıtı gönderin. Test çalıştırması› > Başlat yoluyla ilgili yanıtı seçin veya Studio'nun sunduğu test verisini onaylayın.
11. Sonucu iki yerde kontrol edin: Gemini'nin ürettiği özet ve Lansman-2026 Chat alanındaki gönderi. Yanıt doğru değilse istemi daha açık yazın, örneğin “Özeti üç kısa maddeyle yaz; ad, şirket, ihtiyaç ve takip gerektiren noktaları koru.”
12. Doğru sonucu gördükten sonra Aç (Turn on) düğmesini tıklayın.

İstem yazarken “ne zaman”, “hangi veri”, “hangi dönüşüm” ve “nereye” sorularına yanıt verin. Gerekiyorsa “hangi bilgiyi paylaşma” kuralını da ekleyin. Örneğin müşteri telefonunun Chat alanına gönderilmemesi gerekiyorsa bunu isteme bırakmayın; mesaj adımının içeriğini de düzenleyin.

İpuçları ve sık yapılan hatalar

• Gemini'nin form adını doğru tahmin ettiğini varsaymayın. Form, alan ve değişken adlarını düzenleyicide seçin.
• Gemini'nin ürettiği her “gönder” eylemi için alıcıyı okuyun. Bir alan gönderisi kurum içindeki daha geniş bir kitleye görünebilir.
• AI adımının Türkçe yanıt üretmesi ile Studio düğmelerinin Türkçe olması farklıdır. İçerik dilini istemde belirtin, arayüz etiketlerini ise ekrandan kontrol edin.
• Ask a Gem seçeneği yeni akışlarda bulunmayabilir. Ekim 2026 itibarıyla Gems'ten becerilere geçiş sürmektedir; mevcut iş hesabınızda beceri desteği görünmüyorsa standart Ask Gemini veya Summarize adımını kullanın.

Workspace Studio, Google Workspace uygulamalarına ek olarak bazı üçüncü taraf hizmetlerde de işlem yapabilir. Bu entegrasyonlar Ekim 2026 itibarıyla beta olabilir ve iş veya okul hesabı, üçüncü taraf aboneliği, Marketplace kurulumu, yönetici izni veya yardımcı uygulama gerektirebilir. Bir entegrasyona eklenen değişken, Gmail iletisinin veya Chat mesajının içeriğini dış hizmete taşıyabilir. Bu nedenle “bağlanabiliyor” olması “kurum için onaylı” olduğu anlamına gelmez. ^[7]

Webhook, belirli bir URL'ye HTTP isteği göndererek kurum içindeki veya dışındaki bir hizmetle iletişim kurar. Webhook bir başlatıcı değil, akış içindeki bir adımdır. Send a webhook adımında statik bir Webhook or API URL, HTTP Method ve isteğe bağlı Payload bulunur. Güvenli aktarım için HTTPS kullanılmalıdır. Webhook yanıtı metin değişkeni olarak sonraki adıma taşınabilir; örneğin Gemini yanıtı temizleyebilir veya içinden bilgi çıkarabilir. ^[8]

Nasıl yapılır?

Üçüncü taraf entegrasyonunu kontrollü biçimde incelemek için şu adımları izleyin.

1. Önce yöneticiden kuruluşunuzda Workspace Studio ve ilgili entegrasyonun izinli olduğunu doğrulayın. Yönetici, Marketplace'ten kimlerin bağlanabileceğini veya hangi uygulamaların kullanılabileceğini sınırlayebilir.
2. Studio'da akış oluşturun ve sol panelde üçüncü taraf hizmetin adını taşıyan entegrasyon adımını bulun. Hizmeti tanımıyorsanız adımı eklemeyin.
3. Connect düğmesini tıklayın. İstenen Gmail, Drive, Chat veya Takvim izinlerini okuyun. İzin akışında üçüncü taraf hizmetin hangi verileri okuyacağını veya değiştireceğini kontrol edin.
4. Kurum politikasına, ücretli aboneliğe veya yardımcı uygulamaya ihtiyaç varsa kurulumu durdurun ve yöneticinin onayını alın.
5. Kullanılmayacak bağlantıyı Workspace Marketplace'teki ilgili uygulamadan Disconnect ile kaldırın. Hesap bağlantılarını ayrıca myaccount.google.com/connections adresinden gözden geçirin.

Webhook adımı için şu adımları izleyin.

1. Akış düzenleyicisinde Adım ekle (Add step)› > Webhook gönder (Send a webhook) yolunu izleyin.
2. Webhook or API URL alanına kuruluşun onayladığı tam HTTPS adresini yazın. Güvenlik nedeniyle URL alanına değişken eklemeyin.
3. Method alanında amaca uygun yöntemi seçin. Varsayılan POST'tur; GET veri almak, PUT mevcut veriyi değiştirmek, PATCH kısmi güncellemek ve DELETE kaldırmak için kullanılabilir.
4. Gerekliyse Payload alanına veri gövdesi yazın. Değişken kullanıyorsanız değişken değerinin JSON biçimini bozmadığını kontrol edin. GET isteğinde payload dikkate alınmaz.
5. Yanıtı kullanacaksanız webhook adımının çıkış değişkenini sonraki Ask Gemini, Extract veya bildirim adımına bağlayın.
6. Test çalıştırması (Test run) ile yalnızca eğitim uç noktasında deneme yapın. Sonra Aç (Turn on) düğmesine basın.
7. Çalışma geçmişindeki Activity sekmesinde gönderilen veriyi, dönen yanıtı ve hata kodunu inceleyin. Gerçek veriyi test URL'sine göndermeyin.

Kullanıcı tarafındaki akıllı özellik ayarı için desteklenen uygulamalardan birinde Ayarlar› > Tüm ayarları göster› > Genel› > Google Workspace akıllı özellikleri› > Google Workspace akıllı özellik ayarlarını yönet yolunu izleyin. Google Workspace akıllı özellikleri zorunlu ayar olarak, diğer Google ürünlerindeki akıllı özellik ise önerilen ayar olarak gösterilebilir. Bu kullanıcı ayarı, yöneticinin hizmeti ve lisansı etkinleştirmesinin yerine geçmez. ^[9]

İpuçları ve sık yapılan hatalar

• Üçüncü taraf hizmetin ücretsiz veya ücretli olması, Workspace lisansınızdan ayrı bir konudur. Abonelik gerekiyorsa akış hata verir.
• Bir uygulama için verilen izinleri varsayılan kabul etmeyin. Veri okuma, kayıt oluşturma ve silme izinlerini ayrı ayrı değerlendirin.
• Webhook URL'sinde http:// kullanmak veriyi şifrelemez. Kurumun güvenlik ekibi açıkça onaylamadıysa HTTPS dışına çıkmayın.
• Yardım sayfasında bir adım görünmüyorsa bu mutlaka katılımcı hatası değildir. Hesap türü, yönetici politikası, lisans, beta dağıtımı veya bölgesel sunum etkili olabilir.

Bir akışı açmadan önce test çalıştırması ile bir kez denemek gerekir. Test çalıştırması gerçek veriyi kullanabilir ve gerçek işlem yapar. Örneğin Chat mesajı gönderir, Takvim etkinliği oluşturur, Doküman veya E-Tablolar içeriğini değiştirir. Testi taslak veya simülasyon sanmak en sık yapılan hatadır. ^[5]

Bazı adımlar, özellikle kurum dışındaki kişilerle dosya veya mesaj paylaşan işlemler, güvenlik politikasına bağlı olarak onay isteyebilir. Akış başka bir kullanıcıyla paylaşıldığında ve o kullanıcı bir kopya oluşturduğunda, onay gerektiren adım yeni sahibin hesabında çalışırken yeniden onay isteyebilir. Paylaşım, özgün akışınızı düzenleme veya çalışma geçmişinizi görme hakkı vermez; alıcı akışın bir kopyasını oluşturur. Kişisel hesaplarla akış paylaşımı yapılamaz. ^[6]

Nasıl yapılır?

Güvenli test ve sorun giderme döngüsü için şu adımları izleyin.

1. Akışın mesaj alıcısını yalnızca kendi hesabınız yapın. Dosya hedefinde önemli dosyanın kopyasını, Chat'te test alanını ve Form'da deneme yanıtını kullanın.
2. Düzenleyicide Test çalıştırması (Test run) düğmesini tıklayın. Zamanlama başlatıcısında Başlat (Start), manuel başlatıcıda istenen alanları girip Çalıştır (Run) seçeneğini kullanın.
3. Olay başlatıcısında kullanılacak mevcut veriyi seçin. Örneğin “E-posta aldığımda” başlatıcısı için son eşleşen ileti otomatik gelebilir; farklı bir ileti gerekiyorsa alanı açıp doğru iletiyi seçin.
4. Çalışma sonuçlarını adım adım okuyun. Gemini yanıtı doğrudan görünebilir; Chat mesajı gibi bazı sonuçlar bağlantılı çip olarak gösterilir.
5. Kırmızı Test complete veya Türkçe karşılığı görülüp işlem tamamlanmadıysa kurulum hatasını arayın. Zorunlu alan, eksik koşul veya bağlanmamış entegrasyon olup olmadığını kontrol edin.
6. Sarı Test couldn't complete veya eşdeğeri görülürse başlangıç verisini değiştirin. Örneğin güvenlik filtresine takılan e-posta yerine eğitim e-postasını seçin.
7. Akışlar (Flows)› > Activity yolundan tüm akışların çalışma geçmişini açın. Bir akış için üç nokta menüsünden Activity seçilebilir. Complete, In progress veya sorunlu çalışmaları filtreleyin.
8. Akış doğru çalışıyorsa Aç (Turn on) düğmesini tıklayın. Açık akışta düzenleme yaptıktan sonra Değişiklikleri kaydet (Save changes) seçeneğini tıklayın.

Akışı ekip arkadaşıyla paylaşmak için şu adımları izleyin.

1. Akışlar (Flows) listesinden paylaşılacak akışı açın.
2. Üst bölümdeki Bağlantı almak için kopyala (Get a link to copy) veya paylaşım simgesini tıklayın.
3. İzni Kuruluşumdaki bağlantıya sahip herkes kopya oluşturabilir (Anyone in your organization with the link can make a copy) olarak değiştirin.
4. Bağlantıyı kopyala (Copy link) seçeneğini tıklayın ve bağlantıyı ekip arkadaşınıza kurum içi Chat veya Gmail üzerinden gönderin.
5. Ekip arkadaşınız bağlantıyı açıp kopyayı oluşturduktan sonra, onay gerektiren adımı çalıştırmasını isteyin. Onay isteğinin kimin hesabında ve hangi veri için göründüğünü birlikte inceleyin.

Akışın artık çalışmaması gerekiyorsa silmek yerine geçici olarak kapatın. Akışlar› > üç nokta menüsü› > Kapat (Turn off) seçeneği akışı durdurur; devam eden çalışmaları da durdurabilir. Silme kalıcıdır, bu yüzden eğitim sonunda gereksiz akışları önce kapatın, silme kararını kurum politikasına bırakın.

İpuçları ve sık yapılan hatalar

• “Test başarılı” mesajını tek başına yeterli görmeyin. Hedef Chat alanını, dosya konumunu, özetin kaynağını ve alıcıları ayrıca kontrol edin.
• Açık akıştaki düzenlemeleri kaydetmeden pencereyi kapatmayın. Aksi durumda taslak değişiklikler açık sürüme uygulanmayabilir.
• Çalışma geçmişinde hassas içerik görünebilir. Ekran paylaşımı sırasında e-posta gövdelerini ve kişisel bilgileri kapatın.
• Paylaşılan akışın kopyası en güncel dosya, metin ve e-posta adreslerini içerebilir. Kopya bağlantısını kuruluş dışına göndermeyin.