Google Takvim ve Görevler ile Zaman Yönetimi

Takvim görünümü, aynı bilgiyi farklı planlama amaçlarıyla okumanızı sağlar. Gün ayrıntılı çalışma planı, Hafta ekip programı, Ay genel tarih planı, Yıl uzun vadeli bakış, Planlama ve 4 gün ise kısa dönem karşılaştırması için kullanılabilir. Sol taraftaki takvimleri açıp kapatarak kişisel, ekip ve kaynak takvimlerini aynı ekranda karşılaştırabilirsiniz.

Renkleri işlevsel bir kod olarak kullanın. Örneğin ekip toplantılarını mavi, müşteri görüşmelerini mor ve odaklanma zamanlarını yeşil bir tonda tutabilirsiniz. Renk, paylaşım izni vermez; yalnızca sizin takvim ızgarasını daha hızlı okumanızı sağlar. Farklı şehirlerdeki ekiplerle çalışırken ana saat diliminize ek saat dilimleri göstererek toplantının yerel saatini kontrol edin. Bu derste toplam üç saat dilimini, ana saat dilimi ve iki ek saat dilimi olarak kullanacağız.

Nasıl yapılır?

Bir görünümü değiştirmek için:

1. Bilgisayarınızda Google Takvim'i açın.
2. Sağ üstte Gün, Hafta, Ay, Yıl, Planlama veya 4 gün seçeneklerinden birini tıklayın.
3. Bugüne dönmek için sol üstte Bugün'ü tıklayın. Başka bir tarihe gitmek için okları veya küçük takvimi kullanın.

Takvimleri göstermek veya gizlemek için:

1. Sol tarafta Takvimlerim ve diğer takvim listelerini bulun.
2. Görmek istediğiniz takvimin yanındaki onay kutusunu seçin.
3. Görmek istemediğiniz takvim için aynı kutunun seçimini kaldırın.
4. Yeni bir ekip takvimi gerekiyorsa Diğer takvimler yanındaki Diğer takvim ekle seçeneğini açın ve Yeni takvim oluştur ile ad ve açıklama girin.

Bir takvimin rengini değiştirmek için:

1. Sol tarafta takvim adının üzerine gelin.
2. Takvim adının yanında görünen Diğer'i tıklayın.
3. Renk paletinden bir renk seçin. Özel renk seçeneği görünüyorsa onu kullanın.
4. Tek bir etkinliğin rengini değiştirmek için etkinliği açın, Etkinliği düzenle'yi tıklayın, etkinlik rengini seçin ve Kaydet'i tıklayın.

Saat dilimlerini göstermek için:

1. Sağ üstte Ayarlar menüsünü, ardından Ayarlar'ı tıklayın.
2. Genel bölümünde Saat dilimi ayarlarını bulun.
3. Ana saat diliminizi kontrol edin. Türkiye'deki ekip için doğru yerel saat dilimini seçin.
4. Ek saat dilimi seçeneği görünüyorsa iki farklı saat dilimi ekleyin. Böylece ana saat dilimiyle birlikte üç saat dilimini karşılaştırabilirsiniz.
5. Değişiklikler otomatik kaydedilir.

İpuçları ve sık yapılan hatalar

• Ay görünümünde takvimleri yan yana sütunlar halinde görmek yerine gün veya planlama görünümünü kullanın.
• Saat dilimi değişikliği, oluşturulmuş etkinliklerin farklı kişilerdeki yerel gösterimini etkileyebilir. Davet göndermeden önce etkinliğin saat dilimini kontrol edin.
• Renkleri kişi bazında değil iş türü bazında kullanmak, ekip planını daha hızlı okumayı sağlar.

İyi bir etkinlik başlık, başlangıç ve bitiş zamanı, doğru davetliler, buluşma yeri ve toplantı amacıyla oluşturulur. Etkinliği yalnızca başlık ve saatle kaydetmek, katılımcıların hazırlıksız gelmesine veya yanlış odaya gitmesine neden olabilir. Bir zaman bul görünümü, davetlilerin paylaşılmış uygunluk durumlarını ve kullanılabilir odaları karşılaştırmak için kullanılır.

Nasıl yapılır?

Temel etkinliği oluşturmak için:

1. Google Takvim'de sol üstte Oluştur'u, ardından Etkinlik'i tıklayın. Alternatif olarak takvimde boş bir zaman aralığını tıklayın.
2. Başlık alanına Lansman Başlangıç Toplantısı yazın.
3. Tarih ve saat alanında 45 dakikalık bir aralık belirleyin.
4. Davetliler alanına Ayşe Demir, Mehmet Kaya, Zeynep Arslan ve Can Yıldız'ın kurum e-posta adreslerini ekleyin. Gerekirse Elif Şahin'i de davetli olarak ekleyin.
5. Bir davetliyi toplantıda bulunması zorunlu değilse adının üzerine gelin ve İsteğe bağlı seçeneğini işaretleyin.

Uygun zamanı bulmak için:

1. Etkinlik düzenleme ekranında Bir zaman bul'u tıklayın.
2. Davetlilerin takvimlerini karşılaştırın ve herkesin uygun olduğu 45 dakikalık bir aralık seçin.
3. Oda çizelgesini görmek için Filtreleyin ve görüntüleyin, ardından Odaları göster seçeneğini kullanın.
4. Gerekli davetliler veya tüm davetliler arasında seçim yaparak uygunluk görünümünü daraltın.
5. Uygun zaman seçildikten sonra etkinlik ayrıntılarına dönün.

Oda ve Meet eklemek için:

1. Oda ekle veya Oda rezervasyonu ekle'yi tıklayın.
2. Anadolu Teknoloji hesabının sunduğu uygun toplantı odasını seçin. Oda görünmüyorsa yönetici tarafından kaynak olarak tanımlanmamış veya o saatte dolu olabilir.
3. Konferans alanında Google Meet video konferans görüşmesi ekle'yi tıklayın.
4. Oluşan Meet bağlantısını değiştirmeden bırakın. Toplantı kodu bu Takvim etkinliğine bağlıdır.

Dosya ve gündem eklemek için:

1. Yeni etkinlik ekranındaysanız Diğer seçenekler'i tıklayın.
2. Açıklama kutusunun altındaki Google Drive eki ekle simgesini tıklayın.
3. Lansman-2026 Paylaşılan drive'ını, 01_Planlama klasörünü ve Lansman Planı dosyasını seçin.
4. Seç'i tıklayın.
5. Açıklama alanına şu gündemi yazın: 1. Lansman hedefi 2. Sorumluluklar 3. Takvim ve sonraki adımlar.
6. Dosyaya erişimi olmayan davetliler için paylaşım seçeneğini kontrol edin. Kurum politikası uygunsa Bu etkinliğin davetlileri görüntüleyebilir seçeneğini kullanın; hassas içerik varsa Paylaşmadan kaydet seçeneğini tercih edin.
7. Kaydet'i tıklayın ve davetiyelerin gönderilmesini onaylayın.

İpuçları ve sık yapılan hatalar

• Oda ekleyemiyorsanız kişisel @gmail.com hesabı kullanıyor olabilirsiniz veya kurum yöneticisi oda kaynaklarını oluşturmamış olabilir.
• Bir zaman bul yalnızca sizinle paylaşılmış takvimlerdeki uygunluk bilgisini karşılaştırabilir. Bir kişinin ayrıntıları paylaşılmıyorsa bu durum onun meşgul olmadığı anlamına gelmez.
• Drive eki eklemek, dosyanın erişim izinlerini otomatik olarak her durumda doğru yapmaz. Etkinliği kaydetmeden önce davetlilerin dosyayı açıp açamayacağını kontrol edin.
• Meet eklemek tek başına davetli listesini değiştirmez. Toplantıya kimin katılacağını Takvim davetli listesi belirler.

Çalışma saatleri, ekip arkadaşlarına hangi zamanlarda toplantı önermenin uygun olduğunu gösterir. Çalışma yeri, ofis veya uzaktan çalıştığınız günleri görünür kılar. Ofis dışında, belirli sürelerde uygun olmadığınızı ve toplantıların otomatik reddedilmesini yönetir. Odaklanma zamanı ise çalışmaya ayrılmış blokta Chat bildirimlerini susturabilir ve yeni veya mevcut toplantıları otomatik reddedebilir.

Nasıl yapılır?

Çalışma saatlerini ayarlamak için:

1. Sağ üstte Ayarlar menüsünü, ardından Ayarlar'ı tıklayın.
2. Sol taraftaki Genel bölümünde Çalışma saatleri'ni tıklayın. Yönetici çalışma yerini açtıysa Çalışma saatleri ve yeri seçeneğini tıklayın.
3. Çalışma saatlerini etkinleştir seçeneğini açın.
4. Çalıştığınız günleri ve başlangıç-bitiş saatlerini seçin. Bir gün içinde iki çalışma aralığı gerekiyorsa Ekle'yi kullanın.
5. Değişiklikleri kaydedin veya sayfadan çıkın; ayarlar otomatik kaydedilir.

Haftalık çalışma yerini girmek için:

1. Ayarlar› > Ayarlar› > Genel› > Çalışma saatleri ve yeri yolunu açın.
2. Çalıştığınız günlerin yanındaki çalışma yeri alanında Ofis veya Ev'i seçin.
3. Kurumunuz destekliyorsa Diğer yerler ile bina, şehir veya adres arayın.
4. Kaydet'i tıklayın. Tek bir günü değiştirmek için takvim üstündeki yer çipini tıklayıp Çalışma yerini düzenle'yi kullanın.

Ofis dışında etkinliği oluşturmak için:

1. Sol üstte Oluştur, ardından Ofis dışında'yı tıklayın.
2. Tarih ve saat aralığını belirleyin. Günün bir bölümü için Tüm gün seçimini kaldırın.
3. Gerekirse Tekrarlanmaz menüsünden tekrar sıklığını seçin.
4. Reddetme ayarlarını ve mesajını kontrol edin.
5. Kaydet'i tıklayın.

Odaklanma zamanı oluşturmak için:

1. Takvimde Gün veya Hafta görünümünü açın. Odaklanma zamanı bu görünümlerden oluşturulabilir ve başlangıç-bitiş saati olmalıdır.
2. Cuma günü 14.00-16.00 arasındaki boşluğu tıklayın.
3. Etkinliğin üst kısmında Odaklanma zamanı'nı seçin.
4. Toplantıları otomatik olarak reddet seçeneğini işaretleyin.
5. Chat bildirimlerini susturmak için Rahatsız etmeyin seçeneğini açık bırakın.
6. Tekrarlanmaz menüsünden her cuma tekrarlanacak şekilde ayarlayın.
7. Kaydet'i tıklayın.

İpuçları ve sık yapılan hatalar

• Çalışma saatleri yalnızca haftalık yinelenen program olarak ayarlanabilir. Tek seferlik değişiklik için normal etkinlik, ofis dışında veya odaklanma zamanı kullanın.
• Çalışma yeri görünmüyorsa bu özellik kuruluş için kapatılmış, hesap planı uygun değil veya veri/konum kısıtı uygulanıyor olabilir.
• Odaklanma zamanı ile normal etkinlik arasındaki kritik fark, otomatik toplantı reddi ve Chat bildirim kontrolüdür.
• Odaklanma zamanında yeni davetleri mi, yeni ve mevcut davetleri mi reddedeceğinizi etkinlik düzenleme ekranında ayrıca kontrol edin.

Randevu programı, karşı tarafa boş saatlerinizi gösterir ve kişinin size e-posta trafiği olmadan zaman seçmesini sağlar. Bu yöntem, Pusula Ajans veya müşteri temsilcileriyle 30 dakikalık görüşmeler için uygundur. Rezervasyon sayfası bağlantısına sahip herkes, sayfanızda görünen adınızı ve profil fotoğrafınızı görebilir; bu nedenle bağlantıyı paylaşmadan önce başlığı ve açıklamayı gözden geçirin.

Nasıl yapılır?

1. Bilgisayarda Google Takvim'i açın.
2. Sol üstte Oluştur, ardından Randevu programı'nı tıklayın.
3. Başlığa Müşteri Görüşmesi - Lansman 2026 yazın.
4. Randevu süresi menüsünden 30 dakika seçin.
5. Genel müsaitlik durumu bölümünde müşteri görüşmesi kabul edeceğiniz günleri ve saatleri girin.
6. Planlama zaman aralığı bölümünde, karşı tarafın ne kadar önceden randevu alabileceğini ve randevuların hangi tarih aralığında açılacağını belirleyin.
7. Gerekirse Ara zaman ekleyin ve günlük maksimum rezervasyon sayısını sınırlayın.
8. İleri'yi tıklayın.
9. Nasıl ve nerede buluşacağınızı seçin bölümünde Google Meet video konferans görüşmesi'ni seçin.
10. Açıklamaya müşteri görüşmesinin amacını ve hazırlanması gereken bilgileri yazın.
11. Rezervasyon formunda ad, soyadı ve e-posta alanlarını kontrol edin. Kurum dışı kişiler için spam riskini azaltmak isterseniz E-posta doğrulaması yapılmasını gerektir seçeneğini kullanın; bu seçenek planınıza bağlı olabilir.
12. Kaydet'i tıklayın.
13. Sol taraftaki Rezervasyon sayfaları bölümünde programın üzerine gelin.
14. Bağlantıyı kopyala'yı tıklayın ve bağlantıyı Selin Koç'a veya müşteriye göndereceğiniz kurumsal iletişime yapıştırın.

İpuçları ve sık yapılan hatalar

• Randevu programı oluşturma bilgisayarda yapılır; mobil Takvim uygulaması bu işlemi başlatmaz.
• Varsayılan minimum ön bildirim süresi nedeniyle programı oluşturduktan hemen sonra aynı gün için boş saat göremeyebilirsiniz.
• Rezervasyon sayfası herkese açıktır. Bağlantıyı alan kişiler sayfayı ve profil bilgilerinizi görebilir; takviminizin tüm ayrıntılarını göremez.
• Business Starter hesabında bir rezervasyon sayfası sınırı vardır. Birden fazla program, ikincil takvim veya yardımcı düzenleyen gibi bazı özellikler plana bağlıdır.

Takvim paylaşımında en az ayrıcalık ilkesini uygulayın. Bir ekip arkadaşının yalnızca toplantı planlayabilmesi gerekiyorsa tüm etkinlik ayrıntılarını açmayın. Google Takvim'de Yalnızca uygun/meşgul durumunu görme (ayrıntıları gizle), yalnızca dolu saatleri gösterir. Etkinlik ayrıntılarını görme, başlık, zaman, yer ve açıklamayı da gösterir. Değişiklik yapma ve paylaşımı yönetme tam yetki verir ve yalnızca güvenilen yönetici asistanı senaryolarında kullanılmalıdır.

Nasıl yapılır?

Takvimi belirli kişiyle paylaşmak için:

1. Sol tarafta Takvimlerim bölümünde paylaşacağınız takvimi bulun.
2. Takvim adının yanındaki Diğer, ardından Ayarlar ve paylaşım'ı tıklayın.
3. Şunlarla paylaşıldı: bölümünde Kişi ve grup ekle'yi tıklayın.
4. Elif Şahin'in kurum e-posta adresini ekleyin.
5. İzin menüsünde ihtiyaca göre Yalnızca uygun/meşgul durumunu görme (ayrıntıları gizle) veya Etkinlik ayrıntılarını görme seçin.
6. Elif'in Ayşe Demir adına etkinlik düzenlemesi ve paylaşım yönetmesi gerçekten gerekiyorsa Değişiklik yapma ve paylaşımı yönetme seçeneğini kullanın. Bu, delegasyon düzeyinde bir yetkidir.
7. Gönder'i tıklayın. Elif'in takvimi eklemek için e-postadaki bağlantıyı kabul etmesi gerekir.

İzinleri sonradan değiştirmek veya kaldırmak için:

1. Aynı Ayarlar ve paylaşım sayfasında ilgili kişiyi bulun.
2. İzin açılır menüsünden yeni düzeyi seçin veya Kaldır'ı tıklayın.
3. Kurum genelindeki erişimi değiştirmek için Etkinliklere dair erişim izinleri bölümünü kullanın. Yönetici bu alanı kısıtlayabilir.

İstenmeyen davet göndereni engellemek için:

1. Bilgisayarda Google Takvim'i açın.
2. Engellemek istediğiniz kullanıcının gönderdiği etkinliği tıklayın.
3. Etkinliğin sağ üstünde Diğer işlemler'i tıklayın.
4. [kullanıcı] adlı kullanıcıyı engelle seçeneğini ve ardından Engelle'yi tıklayın.
5. Şüpheli etkinliği kaldırmakla birlikte bildirmek istiyorsanız etkinlikte Diğer işlemler› > Spam olarak bildir yolunu kullanın.
6. Yeni bilinmeyen davetlerin otomatik eklenmesini azaltmak için Ayarlar› > Ayarlar› > Genel› > Etkinlik ayarları› > Davetiyeleri takvimime ekle› > Yalnızca gönderen biliniyorsa seçeneğini değerlendirin.

İpuçları ve sık yapılan hatalar

• Kullanıcı engellemek, daha önce paylaşılmış takvim erişimini otomatik olarak kaldırmaz. Eski erişimi paylaşım ayarlarından ayrıca kaldırın.
• Spam bildirme, Google Takvim'den gönderilmiş etkinliklerde kullanılabilir. Başka bir hizmetten gelen etkinlikte seçenek görünmeyebilir.
• Gizli etkinlik, paylaşım düzeyi yüksek olsa bile her zaman ayrıntıları gizleyecek şekilde davranmayabilir. Etkinliğin görünürlüğünü ve takvim paylaşımını birlikte kontrol edin.
• İş veya okul hesabında paylaşım düzeylerini yönetici sınırlayabilir.

Google Görevler, e-postadan doğan işi unutulabilir bir yıldız işaretinden çıkarıp başlığı, ayrıntısı ve tarihi olan takip edilebilir bir kayda dönüştürür. Göreve tarih eklendiğinde görev Takvim'de görünür. Başlangıç saati ve bitiş saati eklediğinizde yalnızca son tarihi beklemez, işi yapmak için gerçek bir zaman bloğu da planlarsınız.

Nasıl yapılır?

Gmail'de e-postadan görev oluşturmak için:

1. Gmail'i açın ve Selin Koç'tan gelen, müşteri görüşmesiyle ilgili e-postayı açın.
2. Mesajın üstündeki Görevler'e ekle düğmesini tıklayın. Düğme görünmüyorsa Diğer› > Görevler'e ekle yolunu kullanın.
3. Sağdaki Görevler yan panelinde oluşan görevi açın.
4. Başlığı, e-postadaki işi açıkça anlatacak şekilde düzenleyin: Müşteri görüşmesi öncesi lansman gündemini kontrol et.
5. Ayrıntı ekle alanına Lansman Planı'ndaki hedefler ve müşteri soruları kontrol edilecek yazın.
6. Tarih/saat alanından son tarihi seçin. Hatırlatmanın belirli saatte gelmesi için başlangıç saatini de girin.
7. Değişiklikleri kaydedin.

Takvim'de göreve zaman ayırmak için:

1. Google Takvim'i açın ve sağ üstte Görevler yan panelini tıklayın. Yan panel görünmüyorsa sağ altta Yan paneli göster'i tıklayın.
2. Görevi seçin veya Takvim'de boş bir zaman aralığını tıklayıp Görev'i seçin.
3. Görev ayarlarında başlangıç tarihini ve saatini, görev için ayıracağınız süreyi girin.
4. Son tarihi ayrıca girin. Son tarih, başlangıç bloğundan farklı olabilir.
5. Görevi doğru listeye kaydedin ve Kaydet'i tıklayın.
6. Görev bittiğinde görev adının solundaki tamamla simgesini tıklayın ve Tamamlandı olarak işaretle seçeneğini seçin.

İpuçları ve sık yapılan hatalar

• Yalnızca son tarih vermek, işi yapmak için Takvim'de otomatik olarak yeterli bir çalışma bloğu oluşturmaz. Başlangıç saati ve süre de ekleyin.
• Saat içermeyen görevlerde bildirim, yerel saate göre varsayılan bir saatte gelebilir. Kritik işler için saati açıkça girin.
• Bir görevi tamamlamak, kaynak e-postayı silmez. Görev ile e-posta arasındaki bağlantıyı gerektiğinde yan panelden açın.
• Görevler'e erişim iş veya okul hesabında yönetici tarafından kontrol edilebilir.

Gmail'de Gemini, uygun hesap ve planlarda e-postaları özetleyebilir, Takvim uygunluğuna göre toplantı zamanı önerebilir ve Workspace verileriyle ilgili istemleri yanıtlayabilir. Ancak Gemini çıktısı, etkinlik ayrıntılarının doğruluğunun yerine geçmez. Tarih, saat dilimi, davetliler, Meet bağlantısı, dosya izinleri ve gündem kaydedilmeden önce insan tarafından kontrol edilmelidir.

Gmail'in yerleşik e-posta yoluyla etkinlik oluşturma seçeneği Gemini'dan bağımsız, daha öngörülebilir bir alternatiftir.

Nasıl yapılır?

Gemini yan paneliyle toplantı hazırlamak için:

1. Gmail'i açın.
2. Sağ üstte Gemini'a Sor'u tıklayın. Bu seçenek görünmüyorsa kuruluşunuzda özellik etkin olmayabilir veya hesabınız uygun bir Google Workspace ya da Google AI planında olmayabilir.
3. İstem kutusuna şu istemi yazın: Bu e-postadaki toplantı önerisine göre takvimime etkinlik ekle ve gündemi açıklamaya yaz.
4. Gemini'ın çıkardığı tarih, saat, davetliler ve gündem önerisini okuyun.
5. Öneri Takvim'de açılırsa oda, Meet, dosya erişimi ve saat dilimini kontrol edin. Kaydetmeden önce e-posta metnindeki bilgilerle karşılaştırın.

E-postadan doğrudan etkinlik oluşturmak için:

1. Gmail'de toplantı önerisinin bulunduğu e-postayı açın.
2. Mesajın üstündeki Diğer menüsünü tıklayın.
3. Etkinlik oluştur'u tıklayın.
4. Açılan Google Takvim sekmesinde konu, ileti metni ve alıcının davetli olarak eklenmesini kontrol edin.
5. Gerekirse Ayşe Demir, Mehmet Kaya veya Selin Koç gibi davetlileri ekleyin; tarih, saat ve Meet'i düzenleyin.
6. Kaydet'i tıklayın.

İpuçları ve sık yapılan hatalar

• Gemini özellikleri uygun Workspace veya Google AI planına, yönetici etkinleştirmesine ve desteklenen dile bağlıdır. Google'ın Workspace yardım sayfası tüm Gemini özelliklerinin İngilizce kullanılabildiğini, bazı özelliklerin diğer dillerde de sunulduğunu belirtir. Türkçe hesapta panel veya belirli bir eylem görünmüyorsa bunu zorlamayın; yerleşik Diğer› > Etkinlik oluştur yolunu kullanın.
• Gemini'ın önerdiği etkinliği otomatik olarak doğru kabul etmeyin. Özellikle tarih, saat dilimi, davetli ve dosya erişimini tekrar kontrol edin.
• Hassas lansman, bütçe veya müşteri bilgilerini isteme eklemeden önce kurumun yapay zeka ve veri politikalarını uygulayın.